Onko paperiton toimisto vihdoin saavutettavissa?

Julkaistu: 5.6.2019

Kirsi Tuikkala-Kalminen

Lue

Onko paperiton toimisto vihdoin saavutettavissa?

[ keskiviikko 5.6.2019 ]

Vuonna 1975 Business Week -lehdessä julkaistu artikkeli ennusti toimistojen olevan 1990-luvulla paperittomia. Tämä visio ei ehtinyt ajallaan toteutua, vaan sen sijaan paperien määrä toimistossa kasvoi edullisten tulostimien myötä, joita ilmestyi lähes jokaisen työpöydän nurkalle. Vasta nyt 2010-luvulla on alkanut kehittyä varteenotettavia vaihtoehtoja paperitulosteille ja niiden arkistoinnille. Olisiko nyt vuoden 1975 ennustus vihdoin toteutumassa?

Henkilötietolomakkeiden mappirivit kohta historiaa

Suomen ympäristöopisto Syklissä opiskelee vuosittain noin 2000 opiskelijaa. Aikaisemmin jokainen opiskelija täytti paperilla opiskelijan henkilötietolomakkeen, josta tiedot kirjasimme käsin opiskelijahallintaohjelmistoomme. Näitä arkistoitavia henkilötietolomakkeita kertyi joka vuosi monta mapillista.

Tällä hetkellä kaikki tutkinto-opiskelijamme ja suurin osa lyhytkoulutusten opiskelijoistamme hakeutuvat meille opiskelijoiksi suoraan sähköisten järjestelmien kautta. Paperisten henkilötietolomakkeiden määrä on vähentynyt noin 70 prosenttia parin vuoden takaiseen tilanteeseemme verrattuna. Tämäkin jo pienentää paperinkulutustamme, vähentää arkistoitavien papereiden määrää ja lisää tietoturvaa.

Sähköinen allekirjoitus mahdollistaa paperittomuuden

Aikaisemmin kaikkien tutkinto-opiskelijoidemme henkilökohtaiset osaamisen kehittämissuunnitelmat laadittiin ja allekirjoitettiin paperiversioina. Yhdestä opiskelijasta näitä papereita kertyi noin 30 sivua. Näiden suunnitelmien arkistointivelvollisuus on 10 vuotta, joten näitäkin mappeja on kertynyt pitkiä rivejä arkistoon.

Tänä päivänä henkilökohtaistamme kaikkien tutkinto-opiskelijoidemme opinnot verkkopalvelussa, jonka kautta henkilökohtaistamisasiakirja lähetetään eri osapuolille sähköisesti allekirjoitettavaksi. Sähköinen allekirjoitus tallentuu vahvan tunnistautumisen kautta opiskelijahallintaamme ja säilyy siellä koko opintojen ajan sekä niiden päättymisen jälkeen sähköisesti arkistoituna.

Näytöistä iso pinkka paperia

Vielä viime vuonna tutkinto-opiskelijoidemme tutkintosuoritusten näytöistä kertyi paperilomakkeita noin 80 arkkia per tutkinnonsuorittaja. Tänä vuonna nämäkin kirjaukset tehdään ja arviointipöytäkirjat allekirjoitetaan pääsääntöisesti sähköisesti.

Materiaalit verkkoalustalla

Opiskelijoille jaettavat opiskelumateriaalit ovat sähköisellä oppimisalustalla, ja sinne myös palautetaan opinnoissa suoritettavat tehtävät. Kun aiemmin jaoimme opiskelijoillemme paksut mapit täynnä paperia, niin nyt jaamme käyttäjätunnuksen ja linkkejä. Myöskin opiskelupalautteet keräämme jo pääsääntöisesti sähköisessä muodossa.

Ainoastaan joitakin yksittäisiä materiaaleja jaamme paperiversioina, kuten esimerkiksi Opiskelijan oppaan. Jatkossa opas voisi sekin löytyä vain sähköisessä muodossa.

Yhdestä paperista emme luovu?

Edelleen on yksi, arvokas paperi, jonka tulostamme opiskelijoillemme – nimittäin todistus, tuo opintojen loppuun saattamisen huipentuma. Kopio tästäkin arkistoidaan jo tietenkin sähköisesti.

Teoriassa ei tuotakaan paperia enää jatkossa tarvittaisi, koska opiskelu- ja tutkintotiedot siirtyvät automaattisesti Opetushallituksen KOSKI-rekisteriin. Tulevat opiskelutahot näkevät sieltä kaikki tarvittavat tiedot, ja opiskelija itse voi jakaa nuo tiedot esimerkiksi uutta työpaikkaa hakiessaan. Voi siis olla, että jatkossa tuota todistustakaan ei enää paperille tulosteta.

Syklin toimisto on paperiton 2025 mennessä

Paperien ja mappien määrä on jo nyt vähentynyt huomattavasti. Enää eivät toimiston kaapit ole pullollaan ja fyysinen arkisto alkaa pienentyä arkistointiajan kuluessa.

Uskaltaisimmeko siis ennustaa, että Syklin toimisto olisi kokonaan paperiton viimeistään vuonna 2025 eli 50 vuotta alkuperäisen ennustuksen jälkeen? Kyllä uskallamme, sillä paperiton toimisto on oikeasti vihdoin saavutettavissa.